Las herramientas de automatización pueden ahorrarle tiempo, esfuerzo y dinero. Podrá dedicarse a lo que mejor sabe hacer, ya sea ofrecer una atención al cliente personalizada, generar nuevos clientes potenciales o concebir su próxima gran idea de negocio. Pero con todo lo que puede hacer para automatizar su negocio, ¿cómo sabe por dónde empezar?
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Como propietario de una pequeña empresa, no tiene mucho tiempo para aprender a convertirse en un mago de la técnica. Incluso si decide emprender una revisión técnica, cambiar por completo su forma de trabajar puede suponer romper algo por el camino. No merece la pena pasar por todo eso sólo para agilizar el trabajo. Pero la automatización de la pequeña empresa no tiene por qué ser una gran transformación. Le mostraremos cómo es posible automatizar una selección de procesos clave sin necesidad de gastar miles de dólares ni obtener un título en informática.
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1. Seguimiento de clientes potenciales

Independientemente del tamaño de su empresa, el seguimiento lo es todo. Todo el esfuerzo que dedique a generar clientes potenciales será en vano si no se pone en contacto con ellos. Puede sobrealimentar sus esfuerzos de marketing enviándoles un correo electrónico de bienvenida automatizado. Las automatizaciones son una situación de "configúralo y olvídalo": garantizan que siempre realices el seguimiento a tiempo. 

En primer lugar, si aún no dispone de un formulario para captar clientes potenciales en su sitio web, cree uno para que los clientes potenciales puedan compartir sus nombres y correos electrónicos con usted. A continuación, escribe un mensaje de bienvenida cálido que muestre la personalidad de tu marca. 

Una línea de asunto pegadiza es crucial para el éxito del marketing por correo electrónico, así que asegúrese de redactar hasta 60 caracteres que hagan que la gente abra el mensaje. También querrá incluir una llamada a la acción que anime a los lectores a comprometerse con su empresa. Por ejemplo:

• Instrucciones para incorporarse a su servicio
• Un regalo, como un código de descuento o un producto exclusivo
• Enlaces a contenidos relevantes de su blog o redes sociales

A continuación, automatiza el envío de tu correo electrónico con una herramienta de automatización empresarial sin código como HubSpot.

Para configurar la automatización: 

• En HubSpot, haga clic en el botón Automatización en el editor de Editor de formularios
• Desplácese hasta Añadir más acciones de seguimiento sección
• En Enviar un correo electrónico tras el envío del formularioseleccione Crear este flujo de trabajo
  

• En Activar la acción del flujo de trabajo cuando, seleccione Un contacto envía un formulario
• Seleccione el icono + (más) y elija Enviar correo electrónico como acción

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• Añade el correo electrónico que has creado y personalízalo con tu marca y logotipo
• Haga clic en Guardar y publicary ya está: ¡tu primera campaña de correo electrónico está activa!
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2. Facturación a clientes

Uno de los problemas más acuciantes para una pequeña empresa en la actual coyuntura económica es la inflación. Con el dinero escaseando, cobrar a tiempo es más importante que nunca. Las facturas ayudan a garantizar que los clientes paguen y a mantener el flujo de caja, además de ofrecer protección jurídica en caso de que no lo hagan.

Según el presidente de Corporate Spending Innovations, David Disque, los errores contables más persistentes se deben al procesamiento manual. Las facturas automatizadas ahorran tiempo y reducen el riesgo de error humano.

Las herramientas sin código colaboran con las aplicaciones de seguimiento del tiempo para rellenar automáticamente la factura con los datos correctos. Integromat, recientemente rebautizada como Make, permite enviar facturas automáticamente.

Copia la plantilla de Make y añade tu logotipo y marca. Sigue su proceso para configurar un escenario. Un escenario es lo mismo que un "flujo de trabajo" en HubSpot: un conjunto de pasos repetibles que se ejecutan automáticamente.

Conecta Make a tu aplicación de control del tiempo y configura las variables que quieres que aparezcan en tus facturas, como el precio, las fechas de vencimiento, el nombre y la dirección.

Para añadir su plantilla de factura personalizada, seleccione Crear un documento a partir de una plantilla.

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Make utiliza los datos de tu aplicación de seguimiento del tiempo, además de las variables que hayas configurado, para calcular los detalles que aparecerán en la factura. Una vez que hayas ordenado la factura, configura el escenario para descargar la factura y enviarla por correo electrónico a tu cliente. Elige si quieres enviar la factura una sola vez o el mismo día cada mes. 

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3. Publicación en las redes sociales

La automatización ayuda a que todos tus procesos empresariales, especialmente el marketing de marca, sean más eficaces y coherentes. Publicar contenido de calidad todos los días es complicado, pero si automatizas, puedes crear contenido por lotes cuando te llegue la inspiración y luego programarlo para que se publique en los momentos óptimos.

La herramienta de marketing en redes sociales sin código Buffer te permite programar publicaciones para hasta tres plataformas de redes sociales (por ejemplo, Instagram, Facebook y Twitter) de forma gratuita. Redacta tus contenidos y colabora con tus compañeros de equipo en Buffer para revisar y aprobar las publicaciones.

Elija las horas óptimas para llegar a su público y programe sus publicaciones.

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4. Comprobación de las notificaciones

Comprobar las notificaciones ahoga la productividad. Pero no quiere perderse ninguna información crucial o contacto de clientes potenciales. Necesitas una única fuente de información y una forma de distinguir las notificaciones importantes del ruido.

Zapier te permite compartir información entre aplicaciones y automatizar tus notificaciones. La empresa recomienda empezar por desactivar todas las notificaciones. Cuando te hayas recuperado del silencio ensordecedor, elige un lugar en el que quieras recibir tus notificaciones, por ejemplo, correo electrónico, Slack, Microsoft Teams o SMS.

Decide qué notificaciones necesitas. Por ejemplo, si perteneces al equipo de ventas, querrás saber cuándo se te asigna un cliente potencial en tu CRM. 

En Zapier, configura Zaps para las notificaciones que desees. Zap es un nombre elegante para un flujo de trabajo automatizado - al igual que los escenarios de Make. Para hacer las cosas más fáciles, Zapier tiene un montón de plantillas para las notificaciones que quieras.

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También puedes crear tu propio Zap. Añade un disparador (cuándo quieres que ocurra algo) y una acción (qué quieres que ocurra). Por ejemplo

• Activador: cuando se añade un nombre a esta hoja de cálculo Excel
• Acción: envíame un mensaje a Slack
  

Pruebe su nuevo sistema de notificaciones durante unos días y después revíselo. Pregúntese a sí mismo: 

• ¿Todavía tengo demasiadas notificaciones?
• ¿Me falta alguna información?

Ajusta tus Zaps en consecuencia, y voilà. 

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5. Informes sobre ventas y marketing

Extraer datos de distintas fuentes, reformatearlos, limpiarlos y, a continuación, extraer conclusiones lleva mucho tiempo, es propenso a errores y desgasta bastante el alma. La automatización te permite centrarte en lo que te dicen los datos, no en organizarlos. 

Es raro que una aplicación te dé acceso a todas las métricas de ventas y marketing de las que quieres hacer un seguimiento, así que normalmente tienes que unir los datos. Parabola es una interfaz fácil de usar para automatizar las tareas rutinarias. Con más de 40 integraciones, puedes extraer datos de cualquier lugar que se te ocurra, en tiempo real. Por ejemplo, Google Analytics, Shopify, Stripe y Salesforce.

Utiliza Parabola para extraer datos bajo demanda o configurar un flujo. Un flujo es una lista de tareas repetitivas que Parabola ejecuta por ti. Es como un flujo de trabajo en HubSpot, un Zap en Zapier, o... ya entiendes.

En el caso de los informes de datos, los pasos del flujo serán más o menos los siguientes:

• Extraer datos de distintas fuentes
• Agregar y reformatear los datos
• Crear un informe con información sobre los datos

Puedes elegir un flujo que se ejecute cada mes o varias veces al día. La empresa de suplementos naturales UMZU extrae datos de ventas cada hora y los utiliza para tomar decisiones empresariales. 

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Elige dónde gastar tu energía

Si trabajas en una pequeña empresa, sabrás que no tienes recursos de sobra ni miembros del equipo que te ayuden. Los empresarios tienen que llegar a ser tan buenos en el uso de muchos sombreros y trabajar duro que por lo general pueden arreglárselas sin la automatización. Pero con el software de automatización no tendrá que hacerlo.

Configura estas soluciones sin código y libérate de la presión. Guarda tus superpoderes para otras tareas más importantes.

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