Talvez haja coisas mais interessantes do que automatizar seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Mas se você configurar as automações corretas, elas transformarão seu dia de trabalho e a maneira como você aborda o marketing, especialmente se você for freelancer ou trabalhar para uma empresa que não tem recursos suficientes.

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A automação de processos e funções no que se refere ao gerenciamento do relacionamento com o cliente pode trazer todos os tipos de benefícios. Ela simplifica e otimiza seus esforços de marketing e o libera da entrada manual de dados e dos e-mails de acompanhamento. Você poderá até mesmo responder às consultas e perguntas dos clientes enquanto dorme. Tirar tarefas repetitivas da sua lista de afazeres significa que você poderá dedicar seu tempo ao que quiser: encontrar maneiras de gerar mais receita, trabalhar na sua próxima grande ideia ou simplesmente fazer uma pausa. 

Este guia de automação de CRM tornará seu gerenciamento de relacionamento com o cliente menos demorado e mais consistente. Além disso, seguindo essas etapas, você aprenderá os princípios da automação, para que possa projetar e implementar suas próprias automações no futuro.

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1. Configure notificações para as coisas importantes

Seus esforços de marketing ajudarão a colocar clientes potenciais no sistema de CRM para que você possa incentivá-los a avançar no pipeline de vendas. Verificar regularmente o banco de dados para ver se alguém preencheu o formulário de contato consome o tempo e o espaço mental necessários. Em vez disso, configure notificações automáticas. 

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- Criar uma notificação para novos leads

Antes de começar a executar a automação, você precisará ter um formulário de captura de leads e um banco de dados de CRM configurados. Você também deverá escolher o canal de notificações mais adequado para você, como e-mail, SMS ou Slack. 

Navegue até o espaço de trabalho do Airtable que contém seu banco de dados de clientes. Selecione a seção 'automações". Na seçãotrigger', selecione 'quando um formulário for enviado' - esse é o evento que acionará a automação.

Na seção de configuração, na tabela 'table,' selecione o nome do seu banco de dados (por exemplo, contatos de clientes). Em 'form,' selecione o nome de seu formulário.

A "ação" é o que você deseja que aconteça quando a automação for acionada. Selecione a forma como deseja receber a notificação - por exemplo, "enviar e-mail", "enviar mensagem do Slack", "enviar mensagem do Teams" ou "enviar SMS". Em configuração, adicione as informações de contato relevantes, como um endereço de e-mail.

Selecione 'gerar uma visualização' para ver o e-mail. Se tudo estiver correto, selecione 'executar conforme configurado.'

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- Crie uma notificação para quando um cliente potencial marcar uma chamada de vendas 

Para essa parte, você precisará ter um link de reserva do Calendly já configurado - veja como. Como alternativa, você pode usar um aplicativo de agendamento diferente com funcionalidade semelhante.

Comece configurando uma conta gratuita do Zapier. Selecione 'Create Zap' (um 'zap' é um fluxo de trabalho - um conjunto de ações - que o Zapier conclui quando um evento específico acontece).

Em seguida, escolha um aplicativo de acionamento e um evento. Como aplicativo de acionamento, selecione Calendly ou seu aplicativo de reservas preferido. Como evento de acionamento, selecione 'Invitee Created.' (Ou o equivalente no aplicativo que você está usando - por exemplo, se você estiver usando o SavvyCal, é 'Novo evento.')

Em seguida, selecione um aplicativo de ação e um evento. Por exemplo, para receber um e-mail, selecione o aplicativo de ação Gmail e a ação: 'Enviar e-mail.Ou, para receber um SMS, selecione o aplicativo de ação 'SMS by Zapier' e a ação 'Enviar SMS.'

Preencha os detalhes relevantes para o canal que você escolheu, como seu endereço de e-mail ou número de telefone. Por fim, teste o Zap. Se o Zapier se conectar ao seu aplicativo de reservas e ao aplicativo de e-mail sem problemas, selecione 'Publish (Publicar).'

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2. Conecte seu CRM à sua lista de mala direta

Chegou a hora de tirar um pouco mais de trabalho manual de seu prato. Atualizar sua lista de contatos para ter certeza de que está enviando campanhas de marketing para as pessoas certas - incluindo novos leads - é uma tarefa árdua. Mas configurar a automação do fluxo de trabalho para o gerenciamento de contatos é rápido e fácil.

Para essa etapa, você precisará do seu banco de dados de CRM configurado no Airtable(instruções sobre como fazer isso aqui), uma conta do Mailchimp configurada com sua lista de contatos atual e uma conta do Zapier. 

No Zapier, selecione 'Create Zap.' Como acionador, selecione Airtable e 'registro novo ou atualizado no Airtable.' Renomeie o Zap para algo que faça sentido para você, como 'novo lead inserido no banco de dados".Siga as instruções do Zapier para conectar sua conta do Airtable e selecione o espaço de trabalho e a base do Airtable onde estão seus contatos.

Como ação, selecione Mailchimp e 'adicionar/atualizar lista de assinantes no Mailchimp.'

Publique o Zap e verifique se ele funciona corretamente adicionando um novo contato no Airtable - você deverá ver o novo contato aparecer na sua conta do Mailchimp. Pronto.

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3. Atualize o status de seus leads automaticamente

Você trabalhou duro na geração de leads. Você configurou o marketing por e-mail para atrair os leads a se inscreverem em seus produtos ou serviços. Agora, ao longo do processo de vendas, você quer se concentrar em fechar negócios, e não em atualizar uma planilha. Mas você ainda quer acessar informações atualizadas sobre seus leads. A solução é uma automação sem código.

Quando alguém agendar uma chamada de vendas com você, encontre-o automaticamente em sua base do Airtable e atualize seu status de "lead" para "prospecto de vendas". Para fazer isso, você precisará de um link de reserva (de um aplicativo como o Calendly) e de uma conta Zapier.

Ok, agora você já conhece o procedimento. Selecione 'Create Zap.Escolha o aplicativo e o evento de acionamento - por exemplo, Calendly: 'Convidado criado' ou SavvyCal: 'Novo evento.'

Como aplicativo de ação, selecione Airtable e 'Find Record.Siga as instruções do Zapier para se vincular ao Airtable e se conectar à base onde você armazena os dados dos clientes.

Selecione 'pesquisar por campo' e escolha 'email.Defina o 'valor da pesquisa' como o e-mail da pessoa que fez a reserva (no Calendly, é 'Invitee Email,' e no Savvycal, é 'E-mail do agendador'). O Zapier pegará o e-mail da pessoa que agendou uma chamada e encontrará a entrada dela em seu banco de dados do Airtable.

Para atualizar o status do lead, selecione '+' para adicionar uma etapa. Para a segunda etapa, defina a ação como Airtable 'atualizar registro.'

Em 'registro,' escolha 'personalizado' e, em seguida, selecione '2. Localizar registro no Airtable' e selecione 'ID.Isso significa que o registro que será atualizado é aquele que o Airtable encontrou na etapa anterior. 

Em seguida, queremos atualizar o status do registro, portanto, no campo 'status' digite "sales prospect" (perspectiva de vendas). Como sempre, teste o Zap para garantir que o Zapier possa acessar o aplicativo de reservas e sua base do Airtable. Se tudo estiver conectado, clique em publicar.

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4. Criar respostas instantâneas para as consultas dos clientes

Se tudo correu bem nas etapas anteriores, você deve ter muitas perspectivas de vendas que acabarão sendo convertidas em novos clientes. Seu próximo desafio é proporcionar uma excelente experiência ao cliente.

Um estudo de 2020 realizado pela Super Office & Toister descobriu que os clientes são bastante exigentes quando se trata de tempos de resposta - eles normalmente esperam receber uma resposta das empresas em questão de horas, não de dias. Não tem orçamento para uma equipe de suporte ao cliente 24 horas por dia? 

Configure uma central de ajuda automática - envie uma mensagem para garantir aos clientes que você recebeu a solicitação deles e informe-os quando receberão uma resposta. Se você ainda não tiver um, crie um formulário no qual os clientes possam preencher os detalhes de suas dúvidas. 

Em sua base do Airtable, navegue até "automations" (automações). Assim como na etapa de notificações, selecione o acionador como 'quando um formulário for enviado".Em configuração, selecione seu formulário de ajuda.

Como ação, escolha 'enviar um e-mail".Para enviar a resposta para a mesma pessoa que enviou a consulta, na configuração do campo 'para', selecione o símbolo + e selecione 'email.'

Personalize seu e-mail personalizando a linha de assunto com o nome do formulário. Escreva a resposta, informando aos clientes que você recebeu a mensagem deles e diga-lhes quando você atenderá à consulta.

Selecione "gerar uma visualização" para verificar o e-mail e, em seguida, selecione "executar conforme configurado."

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